ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ

Часто в де­ловом общении в интересах повы­шения свойства принимаемых ре­шений использу­ются совещания.

Совещания — это форма делового общения, предус­матривающая обсуждение деловых ситуаций и про­блем с целью коллективного поиска более целе­сообразных путей их разрешения. Совещания, по воззрению И. Браима (1994), имеют ряд приметных пре­имуществ по сопоставлению ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ с другими формами делово­го общения:

*на их происходит многостороннее рассмотрение заморочек с привлечением разных профессионалов;

* совещания обеспечивают оперативную подготовку других вариантов решения заморочек;

* совещания дают дополнительную возможность для зания личных и деловых свойств участвующих в их партнеров;

* проведение совещаний дает определенный психический эффект: на каждого его участника оказывает ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ влияние атмосфера коллективного обсуждения, эмоциональное поведение участвующих, подтекст выражений и др. Но эти плюсы совещаний могут проявиться только тогда, когда совещаниями не злоупотребляют и их кропотливо готовят.

Различают три главных вида совещаний: проблем­ное, инструктивное и оперативное (диспетчерское).

Для поиска рационального решения задачи средством дискуссии употребляется проблемное совещание ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ. Поря­док его проведения предугадывает:

* доклад;

* ответы на вопросы;

* прения;

* коллективную выработку решения.

В случае необходимости передать распоряжения по вертикальной схеме управления сверху вниз для их быстрейшего выполнения употребляют инструктивное совещание. Порядок его проведения включает такие принципиальные моменты как:

* конкретизацию и объяснение распоряжений;

* ответы на вопросы;

* предназначение сроков ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ выполнения и ответственных.

Часто появляется необходимость получения инфы о текущем состоянии дел на участ­ках, в подразделениях конторы, организации. В этих целях проводят оперативное (диспетчерское) сове­щание. Порядок проведения такового совещания вклю­чает:

* заслушивание докладов подчиненных о состоянии дел на местах,

* попутное разрешение появившихся заморочек на базе приобретенной инфы.

Чтоб совещание ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ отдало хотимый итог, его нужно серьезно готовить. В период подготовки совещания управляющий должен:

* верно найти порядок денька, главную делему и предпочтительный круг участников (менее 8—10 человек);

* довести до участников совещания дату, время и место встречи, также главную делему и порядок денька. Время и дата должны совпадать с деньком, который обычно отводится ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ для такового рода деятельности. Неожиданные совещания вероятны только как исключения;

* ознакомить участников совещания со справочными и информационными материалами, относящимися к обсуждаемой дилемме;

* обмыслить регламент совещания. Примерный расчет может быть последующим: общее время проведения — менее 1,5 — 2 часов работы, перерывы на 10 минут после 45—50 минут работы. Если в порядке денька совещания подразумевается обсуждение ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ нескольких вопросов, то психологически точнее будет внести на рассмотрение сначала более обыкновенные, которые требуют меньше времени и интеллектуальной энергии;

*приготовить помещение для проведения совещания. В нем должны обеспечиваться нужное освещение, лучшая температура (+22—24 градуса), проветриваемость, нужная наглядность (выскажемся так: от мела и доски до видеотехники). Не считая ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ того, каждый участник обязан иметь возможность не только лишь сесть, да и записать услышанное, накидать план собственного выступления, разложить нужные документы и материалы.

Деловой настрой совещания находится в зависимости от его нача­ла, а поточнее, от поведения управляющего сначала сове­щания. Он должен:

* начать точно впору (тут как никогда верна ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ пословица «Семеро 1-го не ждут»);

* в маленьком вступительном слове верно сконструировать цель и задачку совещания;

* согласовать правила и регламент совещания;

* назначить ответственного за ведение протокола совещания;

* не начинать совещания с критики и разноса подчиненных. Если вы начали с критичных реплик, то считайте, что ваше совещание на этом завершилось.

После вступительного ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ слова с докладом либо с ос­новной информацией по обсуждаемой дилемме выступает или управляющий, или назначенный ру­ководителем сотрудник. Доклад (основную информа­цию) должны отличать:

* конкретность и конструктивность;

* понятность языка и применяемых определений;

* наглядность;

* уверенность.

В процессе обсуждения главной задачи совещания управляющий должен:

* поначалу предоставить слово для выступления ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ младшим по должности

* не прерывать выступления в прениях (кроме нарушения регламента и неконкретности выступления);

* обеспечить беспристрастность в оценке выступлений;

* временами переключать внимание участников на анализ процесса обсуждения (какие позиции обусловились, в чем барьеры, затруднения и др.);

*не давать способности уйти в сторону от главной задачи, утопить поиск решения трудности в ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ пустопорожней гово­рильне.

Основная цель хоть какой дискуссии — поиск правды. Отыскать правду в споре, принять в итоге дискус­сии правильное решение можно только с соблюдени­ем выработанных в процессе функционирования де­ловых отношений норм цивилизованной дискуссии:

* почтительное отношение к чужому воззрению, каким бы абсурдным оно ни казалось на 1-ый взор;

* рвение ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ осознать чужое мировоззрение, зачем набраться терпения и мобилизовать внимание;

* во что бы то ни стало избежать перевоплощения дискуссии в конфликт. Дискуссия должна вести к сотрудничеству, а не к конфронтации;

* основным орудием в дискуссии могут быть только факты и их честная интерпретация.

Не считая ведения хода совещания управляющий ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ дол­жен:

* пояснять произнесенное другими;

* подчеркивать различия меж высказанными воззрениями;

* временами резюмировать обсуждение;

* собирать и формулировать разные догадки и предложения.

В заключение совещания управляющий:

* подводит итоги обсуждения;

* свое мировоззрение излагает в принимаемом решении (хотя время от времени свое решение он может принять и после совещания, обдумав все предложенные ОСОБЕННОСТИ ПОДГОТОВКИ И ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНОГО СОВЕЩАНИЯ варианты);

*благодарит всех участников совещания за работу.

После проведения совещания управляющий должен:

* организовать доведение принятых решений до конкретных исполнителей (если они не присутствовали на совещании);

* организовать контроль за выполнением принятых на совещании решений.


osobennosti-organizacii-kontroliruemoj-postavki-narkoticheskih-sredstv-i-psihotropnih-veshestv.html
osobennosti-organizacii-marketingovih-kommunikacij-i-reklami-pri-marketinge-promishlennih-tovarov-referat.html
osobennosti-organizacii-mestnogo-samoupravleniya-na-prigranichnih-territoriyah.html